Passer au zéro papier : beaucoup d’entreprises sont bien entendu pour. Pourtant, cela n’est pas forcément facile à appliquer, sans les bonnes méthodes et surtout sans un peu d’aide. Pourtant, le Gouvernement souhaite une dématérialisation des pratiques, obligatoire, pour toutes les entreprises.
Comment mettre en place la transition numérique dans son entreprise ?
Le Gouvernement a mis en place, il y a quelques années, la transition numérique. Les objectifs sont clairs : permettre aux entreprises françaises de gagner en visibilité et en compétitivité avec un site internet, la digitalisation des pratiques, en visant le zéro papier. Première étape : des factures qui ne sont plus envoyées par voie postale, mais par voie digitale.
Si cela relève déjà de l’obligation pour les grandes entreprises et les moyennes, bientôt même les TPE et les indépendants y seront soumis et ce n’est que le début.
Il faudrait arriver à trouver un espace de stockage dématérialisé adapté pour sa structure, mettre sous format digital tous les documents entrants mais aussi sortants de l’entreprise, y compris les archives.
Pour certains chefs d’entreprises convaincus du bien-fondé de la méthode, cela veut dire une embauche ou y passer beaucoup de temps alors que le travail doit continuer à être fait. Beaucoup renoncent avant même d’avoir commencé, faute de moyens techniques, humains ou encore de connaissances dans ce domaine.
Peut-on se faire aider pour la digitalisation de son entreprise ?
Le digital : personne ne peut nier son importance grandissante dans la société. Mais il n’est pas aussi facile de répondre aux injonctions, quand on enchaine les rendez-vous ou même quand on n’a pas les moyens d’embaucher quelqu’un pour faire le tri dans les archives, les numériser, les ordonner et expliquer à tous les salariés comment procéder chaque jour, pour que cela devienne une routine et une nouvelle façon de procéder.
Il ne faut pas, en outre, se contenter de scanner un document. Il s’agit d’utiliser et de suivre des protocoles bien particulier en la matière, pour que les documents ne puissent pas être modifiés, soient toujours traçables et surtout puissent être retrouvés à la demande.
En ce qui concerne les archives par exemple : ce ne sont pas seulement de vieux documents. Beaucoup ont une valeur probatoire ; c’est-à-dire qu’ils servent de preuve devant la loi, en cas de litige. Quand on égare ce document, comment prouver que l’on n’est pas fautif face à un client mécontent, un juge ou un agent du fisc ?
Heureusement, il est possible d’externaliser toutes ces tâches (et bien d’autres) à des entreprises spécialisées. Elles se rendent dans l’entreprise et peuvent mettre en place une formation à destination des personnes concernées.
Ces entreprises se chargent de numériser chaque document, de trouver, avec le chef d’entreprise une méthode de classement pour retrouver en quelques instant chaque document et surtout toutes les informations qu’ils contiennent.
Quand on sait que cela peut occasionner une perte de 15% de productivité sur une journée, il ne faut certes pas hésiter à se lancer.
